| 「以特下單APP」，吹響安防盤商數位轉型號角 |
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| 最後更新時間：9月 | 9日 , 2024 |
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| 在數位轉型的大潮中，安防產業同樣面臨著升級挑戰。以特科技是安防產業知名的設備供應商與代理商，為了將原本複雜且低效的手寫下單流程轉變為自動化的數位化操作，著手開發並改善企業內部庫存系統與下單系統，新系統經內部使用了一年多以後，發現系統對於減輕內部人員負擔與提升管理效能上有很大的成效，因此將系統再度升級，對外推出「以特下單APP」，提供給工程商客戶下單、查詢、售後服物申請等功能，滿足工程商查詢資訊更準確、下單方便及物流快速等需求。 |
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從手寫訂單到數位化：變革的必要性
因疫情帶來的數位轉型浪潮，除了協助企業維持疫情期間遠距辦公的運作之外，同時也讓企業體會到數位轉型帶來的管理紅利，以特科技所推出的「以特下單APP」便是當初為了提升企業管理所衍生出來的解決方案。
「以特下單APP」源自公司內部運營流程中存在的問題。過去，業務和內勤的下單流程依賴於手寫單據。當客戶需要下單時，業務和內勤部門必須手寫訂單，將其轉交給倉管與物流部門進行出貨。這種流程不僅效率低下，而且在訂單數量增長時，錯誤發生同時也會導致延誤與客戶投訴。
「我們花了很多時間在不必要的流程上，讓內勤和業務的工作變得繁瑣。」以特科技洪東京總經理解釋道，「所以我開始思考，我們是否能夠透過技術手段來縮短這些不必要的時間，讓下單變得更方便、更有效率。」在這樣的背景下，開發一個數位化下單系統的構想應運而生。
「以特下單APP」的開發與推行
經過一年多在公司內部運作，同時也經過了測試與優化，洪總經理跟我們分享了導入系統的好處與經驗。
1. 減輕業務負擔，提升效率
這套系統的首要目標是減輕業務與內勤的工作負擔。洪總經理強調，「現在，業務和內勤不用再花時間手寫訂單或處理發貨，這些基礎工作由系統自動化完成，業務能夠把更多精力放在產品學習與專案開發上。」 透過自動化處理訂單，業務不再需要花時間處理每個客戶的需求，內勤也能更專注於備貨，從而減少出貨延誤與錯誤。
洪總經理進一步說明：「公司因為近幾年來成長快速，產品數量與種類也變的相當的多，加上技術方面也正值AI與IoT的趨勢帶來跨世代的發展，業務除了本職工作之外，同時也需要有更多的時間去學習新的技術知識，如果業務花了很多時間在送貨的路上，那等企業規模更大時，除了人力與業績不成正比之外，也等同人力成本都花在了送貨的路上。
2. 即時報價與庫存查詢
「以特下單APP」還能解決過去客戶經常反映的報價慢、庫存不明確等問題。新系統與公司的庫存系統無縫聯動，當工程商客戶透過應用程式下單時，系統會即時顯示產品的價格和庫存狀態。這使得客戶不再需要依賴業務回應庫存情況或報價，而是能直接在線上完成查詢和下單。「以前客戶可能需要等幾天才能得到回應，但現在只需要幾秒鐘，所有資訊一目了然。」洪總經理說。
「以特下單APP」除了提供客戶庫存的查詢，也提供設備相關零配件的資訊，洪總經理對此表示，「近年來因為系統化的設備與IoT設備增多，每個系統所需要的相關零配件也不少，客戶經常會詢問業務人員設備需要什麼樣的零配件，業務同仁也花了很多時間在解釋系統架構與所需要的零配件上，現在客戶可以在APP中一目瞭然，每一個主產品都會列出相關的零配件資料，可以滿足客戶需求也可以省去業務同仁說明的時間」
數位系統助力物流與售後服務
除了在下單過程中提升效率，這套系統還優化了物流和售後服務，確保整體運營更加流暢。
1. 統一配送管理，提升物流效率
「我們系統的另一個核心原則就是標準化物流流程。」洪總經理強調，以特科技的新系統將所有客戶訂單統一透過物流配送處理，取消了自取選項。這樣的改變有效避免了過去因自取時間不一致、訂單無法及時處理所帶來的問題。
「以往客戶說要自取貨物時，有時會忘記，而我們要花費額外的人力管理那些未取走的貨品。統一發貨讓我們可以集中資源在物流配送上，避免了庫存的積壓。」
2. 售後服務無縫接軌
對於售後服務，新系統也提供了更高效的解決方案。當客戶有退貨或售後服務的需求時，業務不再需要逐步手動處理，而是直接透過系統安排物流退貨或維修申請。這讓業務與內勤團隊能夠專注於高附加值的工作，而不是在繁瑣的售後流程中浪費時間。
「售後服務是維繫客戶關係的關鍵，我們的系統確保這部分運營的高效率和可預測性，讓業務能專注於更具價值的工作。」洪總經理表示。
金流與客戶激勵機制
系統與綠界第三方支付平台整合，確保交易安全的同時，也讓客戶可以輕鬆透過信用卡或其他支付方式進行結帳。這樣的支付選項讓系統更具靈活性，尤其是在信用卡回饋和積點系統的加持下，客戶可以根據自己的需求選擇最合適的支付方式。洪總經理對此表示，「我們不僅提供安全的支付途徑，還透過信用卡回饋和積點機制來增加用戶的使用紅利，這些措施也都都得到了客戶的良好回應。」
面向未來的挑戰與機遇
洪總經理坦言，數位轉型最大的挑戰不在於技術層面，而是如何讓客戶習慣這樣的數位化變革。「我們知道工程商習慣了傳統的手寫和線下下單方式，轉變習慣是最難的。」因此，以特科技投入大量精力在用戶教育和系統導入上，讓工程商逐步接受這一全新數位平臺。洪總經理最後補充道，「我們的目標是讓這個系統成為他們日常工作的一部分，幫助他們更快速、高效地處理工作，這樣他們自然會來使用我們的平臺。」
以特科技的數位轉型除了透過數位技術來提升內部效率，同時也改善與客戶的互動模式。透過推動庫存管理、下單流程、金流和物流的自動化，「以特下單APP」為盤商建立了一個新的數位轉型範本。隨著工程商客戶逐漸適應這一轉變，未來數位化的深度應用也將成為以特科技拓展市場的強力工具之一。
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